Come migliorare i processi aziendali con il fax online

Ci sono strumenti destinati a far parte della nostra vita lavorativa, giorno per giorno, nonostante il passare degli anni. Uno di questi, senza dubbio, è il fax. Da sempre, infatti, il caro vecchio fax ci aiuta nella condivisione di documenti attraverso una linea dedicata. L'evoluzione digitale ha, però, cambiato il concetto stesso di fax.

Di: Redazione Sardegna Live

Ci sono strumenti destinati a far parte della nostra vita lavorativa, giorno per giorno, nonostante il passare degli anni. Uno di questi, senza dubbio, è il fax. Da sempre, infatti, il caro vecchio fax ci aiuta nella condivisione di documenti attraverso una linea dedicata. L’evoluzione digitale ha, però, cambiato il concetto stesso di fax.

Sempre più spesso il vecchio fax è confinato ad un ruolo da comparsa nel nostro ufficio. Le macchine dei fax di grandi dimensioni, insomma, stanno passando di moda. Il fax, però, resta indispensabile per le aziende. Negli ultimi anni si è fatto strada il concetto di fax online grazie al quale tanti professionisti intraprendenti e determinati a ridurre i costi della linea dedicata si affidano al pc per inviare un documento.

I vantaggi nell’utilizzo di un fax online

I vantaggi di utilizzare questo servizio sono molteplici, a partire dal fatto che il titolare dell’azienda risparmierà sull’acquisto, talvolta oneroso, della macchina fax e della sua manutenzione ordinaria e straordinaria. In questo modo il denaro risparmiato potrà essere reinvestito proprio in tecnologia in modo che l’azienda migliori ulteriormente i suoi processi interni. Altro vantaggio non da poco è rappresentato dal risparmio sull’utilizzo del fax. Con questa tipologia di piattaforme online l’azienda paga un canone d’abbonamento davvero irrisorio, dai 2 ai 20 euro circa al mese, mentre con il fax tradizionale i costi sono pressochè incalcolabili in quanto è tutto proporzionato all’utilizzo della linea. Vantaggi anche per quanto riguarda la privacy dei suoi utilizzatori e della sicurezza stessa delle comunicazioni tramite fax online. Per la privacy utilizzando un servizio di e-fax tutti i documenti inviati e ricevuti vengono visualizzati soltanto nell’account della piattaforma, accessibile soltanto tramite password, e questo mette al riparo da occhi indiscreti qualsiasi comunicazione, compresi eventuali contratti con fornitori o clienti.

Dal punto di vista della sicurezza questa tipologia di servizi di ultima generazione sono praticamente inattacabili anche agli hackers più esperti in quanto utilizzano una crittografia piuttosto avanzata molto difficile da decifrare. E’ forse anche per questo che si continua ad usare il fax nonostante ci troviamo nell’era della mail.

Come funziona il fax online?

Il funzionamento del fax online è alla portata davvero di tutti. Prima cosa da fare è quella di registrarsi ad una piattaforma che offre questo tipo di servizi. Ad esempio su uno dei portali più importanti in Italia e nel mondo, utilizzato da oltre 11 milioni di utenti, ovvero eFax – il cui sito internet in versione italiana è https://it.efax.com/ – la procedura è molto intuitiva:

1.     Registrazione con scelta del numero di fax virtuale

2.     Accedere al proprio account personale

3.     Cliccare su invia fax per iniziare la procedura d’invio

4.     Inserire il numero di fax del destinatario e allegare i documenti da faxare.

5.     Confermare l’invio

Dobbiamo ricordare, come letto anche sul sito di eFax, che è possibile inviare fax online non solo attraverso il loro sito ma anche utilizzando la propria e-mail, seguendo una particolare procedura, e addirittura attraverso il proprio smartphone grazie all’utilizzo della loro app.